© Leonie de Haan

Bepaal je eigen regels...

In Outlook Express bestaat de mogelijkheid om berichtregels in te stellen. 'Berichtregels? wat heb ik daar nu aan', hoor ik je denken. Maar als je eenmaal weet hoeveel gemak je daar van kunt hebben, wilt je nooit meer zonder.
Het is als het hebben van een privé secretaris. Want wat kun je er allemaal volautomatisch mee instellen?

Je kunt er bijvoorbeeld bij het ophalen van je mail voor zorgen dat bepaalde berichten van de server worden verwijderd vóór het downloaden; voor de mensen die nog met 'telefoontikken' werken kan dit een besparing opleveren.
Of je kunt er voor zorgen dat bepaalde berichten gekopieerd of verplaatst worden naar een bepaalde map.

Je kunt er zélfs voor zorgen dat een bepaald bericht dat door je wordt verstuurd, automatisch doorgestuurd wordt aan andere personen, zonder dat je daar een aparte handeling voor verricht. Het is één keer even een werkje om het in te stellen zoals je het hebben wilt, maar daarna heb je er geen omkijken meer naar.

Ik zal twee voorbeelden uitgebreid behandelen, (niet de gemakkelijkste) zodat je daarna weet hoe je te werk moet gaan om het gewenste resultaat te krijgen.

In het hoofdscherm van Outlook Express (dus niet in een geopende mail) klik je in de bovenbalk op Extra, wijs met de muis naar Berichtregels, schuif met de muis naar E-mail en klik daar eenmaal op.

Je ziet nu in onderstaand venster:

Drie tabbladen:

Regels voor e-mail, Regels voor nieuws en Geblokkeerde afzenders.
Aan de rechterzijde zie je buttons waar je op kunt klikken: Nieuw, Wijzigen, Kopiëren, Verwijderen en Nu toepassen.
In het bovenste witte vlak kun je zien dat ik 6 berichtregels heb ingesteld, het onderste witte vlak is ervoor om de instellingen van de berichtregel te maken of te wijzigen.

Het eerste voorbeeld: het verwijderen van berichten van de server vóór het downloaden.

Klik op Nieuw en het volgende venster verschijnt:

In het bovenste witte vlak zie je mogelijkheden van criteria die je aan het bericht kunt toekennen, maar als je kijkt naar de rose pijl, zie jeu dat er nog veel meer mogelijkheden zijn. Deze mogelijkheden kun je zien door de schuifbalk te slepen of door op een van de kleine zwarte driehoekjes te klikken waardoor het lijstje met mogelijkheden naar boven of beneden opschuift. Kijk het even rustig door want er staan heel veel mogelijkheden, misschien kom je daardoor zelf op ideeën wat voor jou handig zou kunnen zijn.
In dit voorbeeld kiezen we voor de eerste optie: Als de regel Van bepaalde personen bevat.
Hiermee wordt de afzender van een bepaald bericht bedoeld, immers de naam van die persoon staat in de door jou ontvangen berichten bij Van. Zet bij deze mogelijkheid een vinkje.

In het middelste witte vlak zie je de acties die je kunt toekennen, ofwel wat je wilt dat er met dit bepaalde bericht gebeurt. Ook hier staan weer veel meer 'acties' dan je kunt zien. Loop ze even door. Helemaal onderaan dit rijtje van mogelijkheden tref je aan: Verwijderen van de server. Zet hier een vinkje voor. Zodra je deze twee vinkjes hebt gezet ziet je venster er zo uit:

Als je goed kijkt, zie je duidelijk de tekst in het onderste witte vlak: Deze regel toepassen nadat het bericht is aangekomen. Dat is heel verwarrend want je zou hieruit kunnen begrijpen dat het bericht wél eerst van de server wordt gedownload naar je pc, maar hier wordt bedoeld: Deze regel toepassen nadat het bericht is aangekomen op de server bij je provider. Dus vóórdat je de berichten gaat binnenhalen.
Klik nu in het onderste witte vlak op de onderstreepte regel: bepaalde personen. Je ziet nu het venster: Personen selecteren.

In het bovenste eenregelige vakje kunt je zelf een naam opgeven, maar omdat een klein foutje snel gemaakt is, kun je beter kiezen voor de optie Adresboek. Klik daar eenmaal op en je ziet het venster genaamd: Regeladressen.

Zoek in je adresboek de naam van de persoon van wie je geen post meer wilt ontvangen en klik eenmaal op die naam.
De naam is nu blauw gemarkeerd. Klik nu eenmaal op de button Van en de naam die je hebt geselecteerd staat nu in het rechter witte vlak. Klik nu op OK en je ziet weer het venster Personen selecteren, maar nu staat ook dáár de naam in het witte vlak. Klik nogmaals op OK.
Je venster met de nieuwe e-mailregel ziet er nu zo uit:

Je zult nu geen e-mails meer ontvangen van de persoon of instantie die je hebt opgegeven bij deze berichtregel, deze berichten worden direct bij binnenkomst op de server van je provider verwijderd.

Het tweede voorbeeld is dat van het automatisch doorsturen van bepaalde berichten.
Stel, je schrijft met een Amerikaanse vriendin over tuinieren. Nu zou je zo graag je zus laten meegenieten van alle handige tips die je naar haar stuurt. Maar je vergeet af en toe om je zus een kopie van deze berichten te sturen. Dan is ook hier een berichtregel een uitkomst.
Je klikt weer in de bovenbalk op Extra (let er op dat je dit in het hoofdscherm van Outlook Express doet, want in een geopende mail zijn de opties anders!) kies weer voor Berichtregels, E-mail en Nieuw zoals beschreven in het eerste voorbeeld en je ziet weer het plaatje zoals bij foto 3 vermeld.
Nu zet je een vinkje in het bovenste witte vlak bij: Als de regel Aan bepaalde personen bevat en in het middelste witte vlak zet je een vinkje bij de optie: Doorsturen naar bepaalde personen. Je venster zier er dan als volgt uit:

Nu moet je nog namen gaan toekennen voor deze door jou gewenste actie. Klik nu op het onderstreepte gedeelte van de regel: Als de regel Aan bepaalde personen bevat. Je ziet nu weer het venster: personen selecteren, klik hier weer op de button Adresboek en zoek de naam van uw Amerikaanse tuinvriendin. Klik op haar naam en vervolgens eenmaal op de button Naar en haar naam staat nu geselecteerd in het witte vak aan de rechterzijde. Klik nu op OK, in het venster Personen selecteren dat nu weer verschijnt nogmaals op OK klikken.

Klik nu op het onderstreepte gedeelte van de regel: Doorsturen naar bepaalde personen. Je ziet weer het venster Personen selecteren, klik hier weer op het Adresboek en zoek de naam van degene aan wie je automatisch een kopie wilt laten sturen, in ons voorbeeld: je zus.
Klik eenmaal op de naam van je zus en vervolgens eenmaal op de button: Doorsturen naar. De naam staat nu in het witte vak aan de rechterkant, klik op OK en in het daaropvolgende venster: Personen selecteren nogmaals op OK en in het laatse venster: Nieuwe e-mailregel nogmaals op OK om deze regel vast te leggen.

Vanaf dit moment zal er automatisch een kopie worden verzonden aan je zus van elk bericht dat je aan je Amerikaanse vriendin stuurt, zonder dat je daarvoor aparte handelingen hoeft te verrichten.
Wanneer je een bepaalde berichtregel wilt wijzigen of verwijderen gaa je als volgt te werk:
Klik in het hoofdmenu van Outlook Express op Extra in de bovenste menubalk en vervolgens op Berichtregels en op E-mail zodat je weer in het venster komt waar al je berichtregels staan:

Klik hier op een van de berichtregels die je wilt wijzigen of verwijderen en vervolgens op de bijbehorende button aan de rechterkant. Als je klikt op de button Verwijderen volgt er nog een venster met de vraag of je het zeker weet. Klikt u dan op OK en daarna nogmaals op OK dan is de berichtregel van je pc verwijderd.

Veel succes!